Eureka
Forleden hadde jeg en-til-en samtaler med hver enkelt i teamet, for å høre hvordan de syns det har gått i det siste, og hvilke tanker de har om tiden fremover.
Personlig var jeg litt delt. Vi hadde hatt mange leveranser og kunder var fornøyde, men det var ett spørsmål som gnagde i meg – «Hvorfor har entusiasmen og temperaturen forsvunnet fra de interne møtene våre?»
Vi har ett felles møte hver tirsdag, hvor himlinghøyden er stor for å ta opp ting og som alltid byr på gode diskusjoner og mye latter.
Men etter møtene ble flyttet over til Teams og Skype har det skjedd noe, uten at jeg helt klarte å sette fingeren på det.
Det var i samtale med markedsansvarlig i teamet, en direktetalende trønder, at det plutselig gikk opp for meg.
«Videomøter? Utfordringen er at det ikke er like engasjerende som fysiske møter fordi du alltid sitter bak en PC, men det er veldig kjekt å få sendt ut litt e-poster og gjøre annet forefallende parallelt».
Der har vi nok deler av problemet.
Hvordan skape engasjerende videomøter?
Tenk deg at du holder en presentasjon foran en forsamling. Om halvparten snakker med sidemannen og den andre halvparten leser Dagens Næringsliv, vil du da ha lyst til å fortsette presentasjonen? Nei, antagelig ikke!
Slik er det på videomøter også, men tegnene er mer subtile. Du ser ikke hva de andre driver med på skjermen sin, men du merker det raskt om ikke oppmerksomheten er der 100%. Det er en vond følelse, som kan gjøre hvem som helst usikre og tapper hvilket som helst møte for energi.
Så hva kan gjøres for at videomøter skal være engasjerende og produktive, og gi verdi til alle som er til stede?
1. Gjør en forventningsavklaring
Om det er interne møter, ha en diskusjon innad i teamet på hvordan dere ønsker å ha det. Hva er greit, hva er ikke greit? Hvor lange skal møtene være og i hvilket format?
2. Ta opp det som er relevant for alle deltakerne
Har du opplevd å sitte i et møte og tenkt «hvorfor er jeg her? Jeg kunne jo gjort noe helt annet»? Ikke alle trenger å være med på alle møter, da er det bedre å dele opp møtet i flere deler.
3. Gjør møtene interaktive
Å være med på et møte skal ikke være det samme som å lytte til et seminar, eller webinar. Still spørsmål ofte og bruk de verktøyene som er tilgjengelig. Få deltakere til å skrive på Whiteboard, bruke feedback-knapper og ha diskusjoner i Break-out rooms. (Hvor mange kunne disse uttrykkene for to år siden?). Her er det ekstra viktig å sørge for at alle blir med, ikke bare de som er mest framoverlente og tryggest på å bruke den digitale plattformen.
4. Se inn i kameraet og skru av eget bilde
Det er banalt, men det er en enorm forskjell å lytte til noen som ser deg i øynene sammenlignet med noen som tilsynelatende ser på magen din. Løft blikket og skru av egen kameravisning der det er mulig. Det gjør at du både lytter bedre og blir enklere å lytte til.
Hvordan kan du lykkes og trives bedre i din rolle?
I programmet Kommunikasjon og lederskap fokuserer du på det som er viktig for deg innen relasjonsbygging, struktur, stresshåndtering, kommunikasjon og lederskap – og jobber alltid med reelle problemstillinger i din arbeidshverdag og konkrete mål du setter deg.
5. Løft egen energi med 20%
I og med at det stort sett er ansiktet vi ser trenger vi å huske på at de fleste av oss blir mer alvorlige i digitale møter, så smil mer enn vanlig og bruk ansiktsmimikken. Stå også gjerne fremfor å sitte. Det gir mer energi og det vil være lettere å vise kroppsspråk og gestikulering. Dette øker tilstedeværelsen både hos deg selv og de som lytter.
6. Prat aldri mer enn to minutter av gangen
Hjernen vår har ennå større utfordringer med å holde fokus lenge av gangen i digitale møter, så lange monologer fungerer dårlig. Prøv også å gjøre språket ditt mer levende ved å snakke i eksempler, bruke historiefortelling og skape bilder. Da er det letter for lytteren å følge med.
7. Spør om tilbakemelding
Om du velger å gjøre det i selve møtet, eller etterpå – still åpne spørsmål om hvordan de som var med syns møtet gikk. Det var først da jeg hadde en samtale med mine kollegaer at det gikk opp for meg nettopp hvor lite tilstedeværelse det til tider var i de interne møtene våre. Ærlig feedback bør alltid være noe vi ønsker velkommen.
Bevisstgjøring bare halve jobben
Om du følger rådene ovenfor, vil du se at der fullt mulig å holde videomøter som er minst like engasjerende som fysiske møter. De fleste av punktene er like gjeldene uansett om det er et salgsmøte, internmøte, eller noe annet.
For å bli ordentlig gode til noe trenger vi å trene på det, så sett deg som mål at du skal prøve å øke kvaliteten for hvert videomøte du er med i. Dale Carnegie holder interne treninger for hele team som ønsker å bli bedre på å selg og/eller lede digitalt. Vi har også en åpen digital prosess over åtte uker for deg som ønsker profesjonell vekst og å lykkes bedre i din rolle.
Har du noen innspill eller tilbakemeldinger på det du har lest? Ta gjerne kontakt på ellen.breiby@dalecarnegie.com
– Ellen