Lykkes med en hybrid arbeidshverdag

I denne artikkelen vil du lese om:

1. Hva medarbeidere selv sier blir viktig fremover
2. Hva nye undersøkelser sier om hybride arbeidsplasser
3. 5 konkrete råd for ledere som vil lykkes med en hybrid arbeidsplass
4. En kort oppsummering og tanker om veien videre

Tydelig kommunikasjon og involvering

Det som startet som en nødvendighet, sees nå på som en mulighet for en mer effektiv, sunn og bærekraftig arbeidsplass. I det siste har det føltes som om «alle» snakker om den hybride arbeidshverdagen. Det nevnes hjemme-, hytte- og reisekontor i kombinasjon med å møte opp på arbeidsplassen, og gjerne med en flytende arbeidstid i tillegg.

McKinsey gjennomførte i 2020/2021 en undersøkelse med over 5000 medarbeidere fra ulike industrier og verdensdeler, for å plukke opp trender i hva som blir viktig fremover¹. Det de fant tyder langt på vei at hybride arbeidsplasser ikke bare et «trendord», men noe som kommer til å påvirke oss i lang tid.

Av de spurte i Europa svarte 66% at de i fremtiden så for seg å jobbe minst to dager i uka på hjemmekontor. Og det virker som om det for mange er et krav. Hele 26% av de spurte sa at de «veldig», eller «noe sikkert», kom til å bytte jobb om de måtte tilbake på kontoret permanent.

For de som har sovet i timen, bør disse tallene få ledere til å bråvåkne. Du som leder må gjøre noe aktivt for å møte den nye hverdagen, engasjere og beholde medarbeidere – og det haster.

Ifølge den samme undersøkelsen fra McKinsey er det én ting de ansatte trenger fra sine ledere nå: tydelig kommunikasjon og involvering. Uklare beskjeder og usikkerhet om arbeidssituasjonen viste seg å føre til økt stress og dårligere produktivitet.

Faktiske rapporterte medarbeiderne som følte at de hadde fått tilstrekkelig informasjon om hvordan arbeidshverdagen kom til å se ut fremover i gjennomsnitt å være fem ganger så produktive sammenlignet med de som ikke følte seg godt nok informert.

Dessverre viser også tallene fra undersøkelsene at bare en av tre bedrifter kommuniserer sin visjon for hvordan den hybride arbeidsdagen skal se ut godt nok, ifølge egne ansatte².

Hvordan designer du den perfekte hybridløsning?

Det er fremdeles lite litteratur om hybride arbeidsplasser, men allerede er det noen forsøk på modeller og «best practices».

Lynda Gratton skrev i Harward Business Review artikkelen «Doing Hybrid Right»³. Hun er i tillegg til å være professor på London Business School, også leder for Future of Work Consortium, hvor toppledere i over 100 selskaper er med i undersøkelser for å plukke opp fremtidige trender i arbeidslivet.

Basert på nylige undersøkelser trekker hun frem fire viktige elementer for å lykkes med den uunngåelige hybride arbeidsplassen.

1. Identifiser de ulike oppgavene hver enkelt medarbeider utfører, og hva den enkelte oppgaven krever av energi, tid og koordinasjon. Tenk så gjennom hvordan disse oppgavene blir påvirket av å kunne jobbe hvor som helst og når som helst. Poenget er at noen oppgaver krever at vi er synkrone på enten tid, sted, eller begge deler, andre ikke.

2. Når du skal designe en hybrid løsning, forstå hver enkeltes behov og ønsker, og sørg for at disse møter forståelse hos medarbeidere. I artikkelen trekkes Equinor fram som et godt eksempel på et selskap som bruker medarbeiderundersøkelser for forstå individuelle ønsker om den fremtidige arbeidsplassen.

3. Finn løsninger for å koordinere prosjekter og samarbeid når ikke alle er på samme sted, samme tid. Det kan innebære å ta i bruk teknologiske muligheter, eller totalt endre måten prosjekter gjennomføres på og av hvem. Jim Jeane, CEO i Steecase trekker fram fysiske endringer av kontorlandskapet for at team kan samarbeide hybrid, som et av de viktigste grepene for å lykkes med en strategi⁴.

4. Til slutt trekker Lynda Gratton fram viktigheten av å velge en hybrid løsning som oppfattes som rettferdig og inkluderende for alle.

Så hva betyr dette i praksis?

Hva må du som leder gjøre?

Verken jeg, eller noen andre, kan fortelle hvordan den perfekte løsningen for en hybrid arbeidsplass ser ut. Det er noe selskaper må finne ut av basert på deres behov, utfordringer og omgivelser.

Basert på det jeg har lest, samtaler jeg har hatt, og egne erfaringe­­­­r av å jobbe tett med ledere den siste tiden, våger jeg meg likevel til å komme med noen velmente råd, som jeg tror er relativt universelle og gjelder de fleste bransjer:

1. Forstå dine medarbeidere

Dette kan ikke poengteres nok. Spør, lytt, vis interesse og spør igjen. Det er ikke et mål i seg selv å innføre hybride arbeidsplasser. Det er en mulighet til å tilrettelegge for at hver enkelt medarbeider skal ha en best mulig arbeidshverdag, hvor de trives og er på sitt mest produktive. Det krever at du kjenner dine medarbeideres individuelle behov og hvordan deres arbeidsoppgaver løses best.

2. Involver alle i strategien

Når du har en bedre forståelse av dine medarbeideres behov, starter prosessen med å konkretisere en strategi for hvordan den hybride arbeidsplassen skal se ut. Hvordan skal prosesser koordineres og oppgaver løses? Skal det være noen obligatoriske kontordager? Hvor fleksibel skal arbeidstiden være? Hvordan skal vi kommunisere? Alt dette er spørsmål som må besvares, men du skal ikke finne svarene alene.

Som vi har sett er involvering i utformingen av strategien essensielt for at ansatte ikke skal oppleve stress og misnøye, så prøv så godt det lar seg gjøre å involvere flest mulig i prosessen, og vær tydelig og åpen når den nye strategien kommuniseres.

3. Få det beste ut av videomøter og andre digitale kommunikasjonskanaler

Det er ikke nok å installere Teams, Skype, Slack og andre tjenester når det skal samarbeides på tvers av store avstander. Om digitale verktøy skal ha noe for seg må de være et minst like godt alternativ til det de erstatter, og aller helst tilføre noe ekstra. Å skape engasjerende videomøter, om det er med kollegaer eller kunder, krever at vi er bevisste på hvordan vi fremstår i dag, at vi har kunnskap om hvilke muligheter som finnes i de ulike verktøyene, og ikke minst at vi har en helt annen kommunikasjonsstil og andre kommunikasjonsferdigheter enn vi har klart oss med før, noe min nærmeste leder Ellen har skrevet en artikkel om.

4. Ikke la en fleksibel arbeidsplass gå utover vinnerkulturen

Kulturen på en arbeidsplass kan være et konkurransefortrinn, eller noe som holder et selskap tilbake. I den store Google-undersøkelsen «Project Aristotle», ble psykologisk trygghet trukket fram som den viktigste enkeltfaktoren for at et team skal prestere godt⁵. Dette er fordi psykologisk trygghet fører til større takhøyde for å være seg selv, komme med ideer, eller si ifra om noe ikke er bra nok.

Da virker det innlysende at å opprettholde (eller skape) en kultur med psykologisk trygghet er en viktig oppgave for ledere, også når arbeidshverdagen og måten vi forholder oss til kollegaer på endres. Tidligere i år skrev jeg om nettopp hvordan en digital kultur med psykologisk trygghet kan skapes, og en nøkkelfaktor er å opprettholde felleskapet ved å tilbringe tid sammen og la kollegaer bli kjent på et mer personlig plan. Digitale kaffemøter, avtalte felles lunsjer og bruk av chattefunksjoner er eksempler på måter å bygge en vinnerkultur, hvor takhøyden er stor og alle trekker i samme retning, fra ulike hold.

5. Vær obs på det økte presset fleksibilitet kan føre til

Mer frihet kan paradoksalt nok også føre til økt stress. De fleste av oss er fremdeles i en innlæringsfase på hvordan vi best strukturer arbeidshverdagen vår med hjemmekontor og en fleksibel arbeidstid. Å føle på det å underprestere når du i teorien kan forme arbeidshverdagen fritt, kan jeg kjenne meg igjen i at føles ekstra tøft, og med en utfordrende tid bak oss er skyldfølelse det siste medarbeidere trenger.

Det er viktig at du som leder viser forståelse for at det kan ta tid for noen å finne den rette balansen, være observant og stille spørsmål om du mistenker at noen jobber med å takle økt stress. Et poeng jeg vil trekke fram er viktigheten av at det er samsvar mellom den vedtatte hybride strategien og det du selv sier, for å unngå at du blir kilden til at dine medarbeidere føler på et ekstra press.

Med det mener jeg at du unngår tilsynelatende morsomme og uskyldige slengbemerkninger som «Kort dag i dag også, ja, Kari.», «Ski i lunsjen, Pål? Ski and talk da, antar jeg.», «Var det fint på gjemmekontor i går a, Hege?» og lignende, om du ikke vet helt sikkert hvordan vedkommende tar det.

Kort fortalt

Det vi ser i dag med hybride arbeidsplasser er et globalt eksperiment, og i det ligger det at vi fremdeles har mange flere spørsmål enn svar. Det betyr at du og jeg og alle andre kommer til å gjøre feil, lære, prøve igjen og gjøre noen flere feil, i forsøket på å optimalisere arbeidsplassen for oss selv og våre medarbeidere.

Det som virker klart er at det å involvere medarbeidere i å lage en konkret strategi for den hybride arbeidsplassen, som oppleves rettferdig og tar høyde for individuelle behov, er ikke bare viktig – det haster.

I programmet Kommunikasjon og lederskap jobber du hele tiden med å skape tillit og relasjoner, samarbeide på tvers, og motivere andre til endring. Du kan lese mer om prosessen og se hvordan den kan hjelpe deg i å nå dine mål her.

Send meg gjerne en e-post om hva du syns om artikkelen, og dine tanker angående den hybride arbeidsplassen.

– Sebastian, sertifisert ledertrener i Dale Carnegie Training
sebastian.grupe@dalecarnegie.com

Kilder:

1. What employees are saying about the future of remote work: https://www.mckinsey.com/business-functions/organization/our-insights/what-employees-are-saying-about-the-future-of-remote-work
2. What executives are saying about the future of hybrid work: https://www.mckinsey.com/business-functions/organization/our-insights/what-executives-are-saying-about-the-future-of-hybrid-work
3. How to do Hybrid Right: https://hbr.org/2021/05/how-to-do-hybrid-right
4. Four Strategies for Building a Hybrid Workplace That Works: https://hbr.org/2021/07/4-strategies-for-building-a-hybrid-workplace-that-works
5. What Google Learned From It’s Quest to Build the Perfect Team: https://www.nytimes.com/2016/02/28/magazine/what-google-learned-from-its-quest-to-build-the-perfect-team.html