Engasjerte medarbeidere presterer bedre
  Skriv ut  

Endringsprosessen - steg-for-steg

I en endringsprosess kan mennesker utvikle seg i ulike retninger og reagere på forskjellige måter. På samme måte vil endringsprosessen få ulike utfall avhengig av avdelinger, team og utgangspunkt.  Denne steg-for-steg metoden kan bidra til å gjøre det lettere å planlegge og gjennomføre en endringsprosess, , samtidig som den tillater ulike utfall. Metoden gir oss mulighet til å ha en strukturert tilnærming til store endringsprosesser, samtidig som vi opprettholder fleksibilitet i organisasjonen.

 

Steg 1: Hva skaper behovet for endring?

Hva er det som skaper behovet for endring? I blant er det eksterne faktorer som setter i gang endringsprosessen, som f.eks endringer i markedet og hos kunder, utskiftninger i toppledelsen, eller oppkjøp/fusjoner. Andre ganger er det indre krefter som driver endringen, som omorganisering, oppgradert teknologi, utvidelser og vekst. Å definere og lokalisere behovet for endring vil være et viktig grunnlag for å kommunisere behovet og på den måten skape motivasjon for endring.  

 

Steg 2: Analyser situasjonen

Når organisasjonen har forstått og akseptert behovet for endring, vil det være nødvendig med en grundig analyse av risiko og muligheter knyttet til den foreslåtte endringen. Og for å gjøre det kan det være hensiktsmessig å finne svar på disse spørsmålene:  

 

·         Hva er potensielle gevinster ved å gjennomføre denne endringen?

·         Hva er kostnadene?

·         Hva er risikoen ved å gjennomføre denne endringen?

·         Hva er risikoen ved å ikke gjennomføre endringen?

 

Steg 3: Planlegg retningen

Når ledelsen har vurdert det slik at mulighetene veier opp for risikoen ved å gjennomføre endringen, er det viktig å lage en plan for endringsprosessen. Mange endringer på organisasjonsnivå mislykkes på grunn av mangel på grundig planlegging. Denne fasen danner grunnlaget for en vellykket endringsprosess. Og det vil være viktig og få kartlagt følgende områder:  

 

·         Planlegg konsekvensene av endringene på personer som vil bli mest berørt av endringen.  

·         Planlegg konsekvensene av endringen på systemene som vil bli mest berørt.

·         Lag en trinn-for-trinn-plan, med aktiviteter, ansvarsfordeling og tidsrammer for å implementere endringen i organisasjonen.

·         Lag en evaluering for å måle det reelle utfallet av endringen.

 

 

Steg 4: Å implementere endringen

Avhengig av type og omfang av endringen, kan implementering i organisasjonen skje gradvis eller brått. Endringer som for eksempel oppsigelser eller oppkjøp gjennomføres ofte med kort forvarsel, mens bemanning, omorganisering, eller teknologiske endringer kan fases inn over en lengre periode. Ledelsens  mest kritiske og utfordrende rolle i dette trinnet av endringsprosessen er å opprettholde åpne og ærlige kommunikasjonslinjer med hverandre.

 

·         Definér individuelle ansvarsområder.

·         Kommunisér endringen på en tydelig måte.

·         Følg tidsskjemaet.

·         Fremhev de forventede fordelene ved endringsprosessen.

 

Steg 5: Evaluér endringsprosessen

Når endringen har blitt implementert, overvåk resultatene av den nye strukturen eller systemet. Vi kan ikke regne med at endringen vil utvikle seg akkurat som planlagt eller at hver enkelt person som blir berørt av endringen vil reagere som forventet. Det er viktig at vi evaluerer endringsprosessen, for å avsløre om endringen fungerer som forventet og produserer de ønskede resultatene.

·         Etabler måter å måle resultatene på

·         Kommuniser kriteriene for et vellykket utfall på et tidlig tidspunkt.

·         Koordiner innsamlingen av målbar informasjon som viser endringens effekt.

·         Informer sentrale medlemmer i ditt team hele veien, i evalueringen.

 

Steg 6: Vedta endringen

I det du evaluerer endringsprosessen og ser at den har vært vellykket og i henhold til planen, er det større sannsynlighet for at endringen blir akseptert, varig og en naturlig del av den nye organisasjonskulturen.  Evalueringen er ikke ferdig på dette tidspunktet. Neste steg er en overgangsfase der det er viktig å overvåke endringene og hvordan de har påvirket organisasjonen som helhet.  Viktige spørsmål å få svar på kan være:  

·         I hvor stor grad møter forandringen planlagte utfall?

·         Hvor godt har jeg selv tilpasset meg den nye situasjonen?

·         Hvilke aspekter ved endringen har ikke møtt forventningene?

·         Hva er min rolle i å gjøre disse aspektene mer vellykket?

 

Steg 7: Justér implementeringsplanen

Hvis evalueringen konkluderer med at endringen ikke fungerer som planlagt, må justeringer gjøres underveis eller i etterkant av endringsprosessen. Forutsatt at endringsprosessens plan og analyse har blitt grundig gjennomført, bør det være rom for å justere implementeringen av endringen for å oppnå nye, eller sikkerstille ønskede resultater. Disse punktene kan være viktige å ta stilling til:

 

·         Avgjør i hvilket område av planen endringen ikke når opp til deres forventninger.

·         Engasjer nøkkelpersoner for å avgjøre hvilke justeringer som må gjøres.

·         Hold kommunikasjonslinjene åpne med alle involverte.

·         Juster evalueringen av prosessen og implementeringen av endringen. 

 

Tilbake

 
 

Bygdøy Allé 2, P.B. 573, Sentrum, Oslo N-0105, NO
Tlf:+47 900 90 916

Følg oss på

 
© 2017 Dale Carnegie & Associates, Inc.. Alle rettigheter.
Webside design og utvikling av Americaneagle.com